La energía es uno de los aspectos más críticos en la organización de grandes eventos, pero también uno de los más descuidados.
La falla en el suministro puede causar desde pequeños inconvenientes hasta la interrupción total del evento.
Esta guía aborda los principales cuidados necesarios para garantizar un suministro de energía estable y seguro, incluyendo la elección del proveedor, dimensionamiento adecuado de los generadores, instalación correcta y plan de contingencia.
DIMENSIONAMIENTO Y PLANIFICACIÓN
El primer paso es calcular la cantidad de energía necesaria para el evento.
Para ello, suma la potencia de todos los equipos que se utilizarán, incluyendo iluminación, sonido, cocina, aire acondicionado, entre otros.
Es fundamental añadir un margen de seguridad de al menos 20% a 30% sobre el total calculado.
Considera también la posibilidad de expansión o adición de equipos de última hora.
ELECCIÓN DEL PROVEEDOR
La elección del proveedor de energía temporal es crucial para el éxito de tu evento.
Prefiere empresas con experiencia comprobada en eventos de gran envergadura y que ofrezcan soporte 24 horas.
Verifica si la empresa posee equipos modernos y bien mantenidos, y si ofrece mantenimiento preventivo y correctivo.
INSTALACIÓN Y DISTRIBUCIÓN
La instalación de los generadores debe ser realizada por profesionales calificados, siguiendo las normas de seguridad.
Los cables deben ser adecuados a la potencia demandada y protegidos contra daños físicos.
Es recomendable que el cableado esté fuera del alcance del público y señalizado cuando sea necesario.
PLAN DE CONTINGENCIA
Ten siempre un plan B.
Además de los generadores principales, considera la contratación de un generador de reserva (stand-by) para el caso de falla en el equipo principal.
Mantén combustible suficiente para todo el período del evento, considerando posibles retrasos.
MANTENIMIENTO Y SOPORTE
Verifica si el proveedor ofrece soporte técnico durante todo el evento.
Los generadores deben pasar por mantenimiento preventivo antes de ser instalados.
Ten un técnico disponible en el lugar para resolver rápidamente cualquier problema que pueda surgir.
SEGURIDAD
Los generadores deben ser instalados en un lugar seguro, lejos de áreas de circulación de personas y protegidos contra inclemencias del tiempo.
Todos los equipos deben estar aterrados y los paneles eléctricos deben ser de acceso restringido al equipo técnico.
SOSTENIBILIDAD
Opta por generadores más eficientes y menos contaminantes.
Algunas empresas ofrecen opciones de biocombustibles o sistemas híbridos que reducen el impacto ambiental.
CASOS DE ÉXITO Y FRACASO
Eventos como el Rock in Rio y el Carnaval de Río de Janeiro son ejemplos de cómo una buena planificación de energía es esencial.
Por otro lado, fallas en el suministro ya han causado inconvenientes en festivales de música y eventos deportivos alrededor del mundo.
LISTA DE VERIFICACIÓN FINAL
- Calcula la potencia total necesaria
- Añade margen de seguridad de 20-30%
- Elige un proveedor confiable
- Verifica el mantenimiento de los equipos
- Ten un generador de reserva
- Mantén combustible suficiente
- Contrata soporte técnico 24h
- Prepara un plan de contingencia
- Garantiza la seguridad de la instalación
- Considera la sostenibilidad
Siguiendo estas recomendaciones, estarás preparado para garantizar un suministro de energía estable y seguro para tu evento, evitando problemas que puedan comprometer el éxito de tu producción.
